Wat kost sportschoolsoftware in Nederland?
Kort antwoord
Sportschoolsoftware in Nederland kost doorgaans tussen de €10 en €120 per maand, afhankelijk van je ledenaantal. Kleine studio's tot ongeveer 75 leden zitten meestal tussen €10 en €30 per maand; vanaf een paar honderd leden loopt het op naar €50 tot €120. Daar bovenop komen transactiekosten van ongeveer €0,25 tot €0,45 per geslaagde SEPA-incasso, en bij sommige aanbieders eenmalige opstartkosten. Pakketten met toegangscontrole of een eigen app in de App Store zitten structureel hoger.
Prijzen van sportschoolsoftware zijn lastig te vergelijken omdat aanbieders verschillende dingen meetellen. De één noemt een bedrag per maand exclusief btw en rekent apart voor incasso, de ander noemt een bedrag per lid. Hieronder wat je in de praktijk aan de verschillende posten kwijt bent.
Waar hangt de prijs van af?
Vrijwel elke aanbieder rekent naar ledenaantal. Dat is logisch — een studio met dertig leden gebruikt minder dan een keten met drieduizend — maar het betekent wel dat je vooruit moet rekenen. Kom je volgend jaar over een staffelgrens, dan is de prijs die je nu vergelijkt niet de prijs die je gaat betalen.
| Omvang | Wat je ongeveer betaalt | Wat je meestal krijgt |
|---|---|---|
| Personal trainer, tot ~25 leden | €0 – €15 per maand | Rooster, ledenlijst, inschrijvingen |
| Kleine studio, tot ~75 leden | €10 – €30 per maand | Bovenstaande plus incasso en herinneringen |
| Middelgrote studio, tot ~200 leden | €25 – €60 per maand | Plus statistieken, huisstijl, meerdere beheerders |
| Grote sportschool, 200+ leden | €50 – €120 per maand | Onbeperkt leden, vaak toegangscontrole |
Deze bedragen zijn indicaties op basis van openbaar gepubliceerde tarieven van Nederlandse en Belgische aanbieders in 2026. Ze zijn bedoeld om te bepalen of een offerte in de buurt van marktconform ligt, niet als exacte prijslijst.
Wat kost een incasso?
Een SEPA-incasso via een Nederlandse betaaldienstverlener kost ongeveer €0,25 tot €0,35 per geslaagde afschrijving. Bij een storno — onvoldoende saldo of een terugboeking door het lid — komt daar meestal een bedrag van rond de €0,50 tot €1,00 bovenop.
Sommige softwareleveranciers rekenen daar nog een eigen opslag bovenop. Vraag daarom altijd twee dingen: wat betaal ik aan de betaaldienstverlener, en wat betaal ik aan jullie. Bij honderd leden scheelt een opslag van tien cent al €120 per jaar.
De kosten die pas later zichtbaar worden
- Opstart- of inrichtingskosten: eenmalig €0 tot €500, afhankelijk van hoeveel de leverancier voor je inricht.
- Kosten per extra beheerder: sommige pakketten rekenen per gebruiker, wat oploopt zodra je instructeurs toegang geeft.
- Sms-berichten: als herinneringen per sms gaan, betaal je per bericht. Bij e-mail meestal niet.
- Jaarcontracten: een korting van twee maanden klinkt goed tot je halverwege wilt stoppen.
- Migratiekosten bij vertrek: als je je data niet zelf kunt exporteren, betaal je voor de export.
Wanneer verdient het zichzelf terug?
Reken het uit in uren, niet in gevoel. Een studio die contributie handmatig bijhoudt en per bank controleert, is daar al snel twee tot vier uur per maand aan kwijt. Bij een uurtarief van €40 is dat €80 tot €160. Een pakket van €25 per maand hoeft dus maar een deel van dat werk weg te nemen om uit te komen.
De grotere winst zit meestal ergens anders: bij handmatige administratie glippen er contributies doorheen. Eén lid dat een half jaar niet betaalt zonder dat iemand het merkt, kost meer dan een jaar software.
Veelgestelde vragen
- Is er gratis software voor sportscholen?
- Er zijn gratis plannen, meestal met een limiet van twintig tot dertig leden en zonder incasso. Voor een personal trainer die net begint kan dat volstaan. Zodra je contributie automatisch wilt innen, kom je bij een betaald plan uit, omdat de betaaldienstverlener zelf ook kosten rekent.
- Wat kost een SEPA-incasso voor een sportschool?
- Ongeveer €0,25 tot €0,35 per geslaagde afschrijving bij een Nederlandse betaaldienstverlener. Een storno kost daarbovenop meestal €0,50 tot €1,00. Bij honderd leden en één incasso per maand kom je uit op zo'n €300 tot €420 per jaar.
- Kan ik per maand opzeggen?
- Dat verschilt sterk. Aanbieders die op maandbasis werken laten je per maand stoppen; partijen die met jaarcontracten werken niet. Vraag dit expliciet na, want het staat lang niet altijd op de tarievenpagina.